- Начните с 2–3 договоров, которые готовите чаще всего.
- Одна актуальная редакция вместо копий «для ИП», «для ООО», «с предоплатой».
- Загрузите файлы разом и настройте каждый шаблон один раз.
- Редкие шаблоны скрывайте кнопкой «Скрыть от всех» — они не занимают лимит тарифа.
1. Соберите типовые договоры
Пройдитесь по папкам и почте: какие договоры компания готовит регулярно? Обычно это договор услуг или поставки, спецификации, допсоглашения, реже — аренда и подряд.
Для каждого возьмите последнюю согласованную редакцию — ту, по которой реально работаете. Начните с 2–3 самых частых договоров: они сэкономят больше всего времени.
2. Одна редакция вместо копий
Часто один договор лежит в нескольких копиях, которые отличаются парой пунктов. В Signatum это один шаблон:
| Было | Стало |
|---|---|
| Договор_ООО.docx, Договор_ИП.docx | Один шаблон, тип клиента выбирается в договоре: юрлицо, ИП, физлицо |
| Договор_предоплата.docx, Договор_отсрочка.docx | Правка «Условия оплаты» с вариантами |
| Договор_v3_финал_2.docx | Одна актуальная редакция в списке шаблонов |
Меньше шаблонов — меньше путаницы и ниже требования к тарифу.
3. Настройте реквизиты организации
Откройте Организации → ⚙ → Настройки организации. Там четыре плитки — участники, договоры, шаблоны, клиенты — и ваши реквизиты.
- Добавленные реквизиты — наборы, которые уже сохранены.
- Добавить реквизиты — новый набор: «Найти по ИНН» или «↑ Загрузить файл с реквизитами», при необходимости «+ Добавить поле», затем «Сохранить набор».
Отдельный набор пригодится, если вы работаете от разных юрлиц или с разных счетов для разных типов договоров. Нужный набор выбирают при заполнении договора в блоке «Реквизиты организации».
Отдельную организацию заводите, когда у направления свои шаблоны, договоры и участники. Шаблон можно передать в другую свою организацию кнопкой «+ В организацию» в списке шаблонов.
4. Загрузите договоры разом
Шаблоны → «Загрузить» → выберите несколько файлов .docx. Каждый станет отдельным шаблоном, поля в нём сервис найдёт сам.
5. Настройте каждый шаблон
Чек-лист на один шаблон:
- Принять или отклонить найденные поля.
- Проверить дату, номер, стороны и подписантов — они обязательны.
- Отметить то, что сервис пропустил.
- Сделать правки для пунктов, которые меняются.
- Проверить падежи и функции полей.
- Сохранить и собрать тестовый договор с предпросмотром.
Подробно — в статье «Как сделать шаблон договора с автозаполнением».
6. Активные и скрытые шаблоны
Над списком шаблонов — полоса «Активные шаблоны: N из M». Активные — видимые шаблоны, по которым сотрудники создают договоры. Скрытые место не занимают.
Раскройте строку шаблона ▾ — появятся действия:
| Кнопка | Что делает |
|---|---|
| ✎ Редактировать | открыть шаблон в редакторе |
| + В организацию | добавить шаблон в другую вашу организацию |
| Дублировать | сделать копию, например для нового варианта договора |
| Скрыть от всех | шаблон пропадёт из создания договоров и не займёт лимит |
| ↓ Скачать | скачать исходный .docx |
| ✕ Удалить | удалить шаблон |
Фильтр «Все шаблоны» над списком помогает найти скрытые и вернуть их.
7. Добавьте участников
Настройки организации → Управление участниками → в блоке «Добавить участника» введите email пользователя → «Добавить». Участник получит доступ к шаблонам и договорам организации и сможет сам собирать договоры клиентам.
8. Дальше — только заполнять
Новый договор — это выбрать шаблоны, ввести ИНН клиента и скачать. Клиенты сами копятся в «Мои клиенты».
Как собрать договор — в статье «Как заполнить договор клиенту».
Частые вопросы
Сколько шаблонов нужно для начала?
Два-три самых частых договора. Остальные переносите по мере надобности.
У нас договор в пяти вариантах — грузить все?
Нет. Загрузите одну актуальную редакцию. Тип клиента (юрлицо, ИП, физлицо) выбирается в договоре, а отличающиеся пункты сделайте правками с вариантами.
Можно ли загрузить несколько договоров сразу?
Да, на странице загрузки выберите несколько файлов — каждый станет отдельным шаблоном.
Что если у нас несколько юрлиц?
Добавьте несколько наборов реквизитов в одной организации — нужный выбирается при заполнении договора. Отдельная организация нужна, если у юрлица свои шаблоны, договоры и участники.
Что будет со скрытым шаблоном?
Он не виден при создании договора и не занимает лимит активных шаблонов. Найти его можно фильтром над списком шаблонов и вернуть в любой момент.